Facility & Event Coördinator

Zoek jij een uitdagende combinatierol waarbij je jouw facilitaire kennis kan combineren met het organiseren van evenementen? Ga dan aan de slag als facility & event coördinator bij Gemeente Zaanstad!

Als facility & event coördinator ga je aan de slag voor meerdere locaties van Gemeente Zaanstad. Je zorgt ervoor dat alle facilitaire zaken rondom de gemeente en de organisatie van grote en kleine evenementen geregeld worden. Of het nu gaat om een ‘kleine’ borrel of een groot verkiezingsevenement, jij weet precies wat er bij komt kijken. Daarbij zorg je voor een optimale samenwerking met alle stakeholders én je zorgt ervoor dat alle gemaakte afspraken nageleefd worden.

Als facility & event coördinator zien je werkzaamheden er als volgt uit:

• Verzorging van de planning, organisatie, coördinatie en logistiek van alle evenementen, inclusief het opstellen van draaiboeken, zodat alles soepel verloopt;

• Het dagdagelijks aansturen van soft service suppliers en ervoor zorgen dat alle contractuele afspraken nagekomen worden;

• Zorgen voor een optimale samenwerking met ketenpartners en andere stakeholders.

• Je herkent mogelijke knelpunten en doet actief verbetervoorstellen in samenwerking met de ketenpartners;

• Operationeel aansturen van een klein team van drie collega’s. Je ziet erop toe dat alle activiteiten correct worden uitgevoerd;

• Bespreken van de wensen en behoeften van de klant, vertaling hiervan naar een offerte en het geven van een duidelijke indicatie van de te verwachten kosten;

• Bewaking van zowel interne budgetten als eventbudgetten van de afnemer, met zorg voor kostenbeheersing en nauwkeurige financiële rapportage;

• Voor de aanvrager, sprekers, leveranciers, interne- en externe bezoekers ben jij het aanspreekpunt en informeer jij de contactpersonen over praktische zaken;

• In samenwerking met de klant evalueren van evenementen. Aan de hand daarvan doorvoeren van verbeteringen en innovaties om toekomstige evenementen te optimaliseren.

De werkdagen zijn in overleg bespreekbaar, dat biedt je veel flexibiliteit. Omdat bepaalde evenementen ook buiten kantoortijd plaats kunnen vinden, is het soms nodig om buiten reguliere kantoortijden aanwezig te zijn bij een evenement.

HEYDAY biedt jou

Naast een functie met veel zelfstandigheid, uitdaging en flexibiliteit kan je rekenen op een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden:

• Een contract van 16 uur per week;

• Aanvangssalaris van €2800,- tot maximaal €3250,- bruto per maand op basis van 40 uur per week. Je wordt ingeschaald afhankelijk van de ervaring die je meebrengt. De salarisschaal loopt door tot maximaal €4071,- bruto per maand;

• Reiskosten woon-werk worden volledig vergoed (23 cent per km of je ov-kosten);

• 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband;

• Een goede pensioenregeling;

• Een interne organisatie die het belangrijk vindt dat er geïnvesteerd wordt in de groei en ambities van professionals;

• Een financieel aantrekkelijke regeling om met gemiddeld 40% voordeel te sporten bij een sportschool naar keuze.

Je staat stevig in je schoenen en je laat je niet snel van de wijs brengen. Je weet wat er nodig is om goede afspraken te maken en bent tactvol in jouw communicatie. Zo zorg jij voor een optimale samenwerking met al je stakeholders. Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde hbo of mbo-4 opleiding in de richting van facilitair management;

• Minimaal 1 jaar ervaring in een facilitaire en coördinerende rol;

• Ervaring in het samenwerken met en aansturen van soft service suppliers;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

Wie zijn wij?

HEYDAY is de drijvende kracht achter het sterke facilitaire fundament van onze opdrachtgevers. Sinds 2002 leveren we maatwerk – van single services tot integrale uitbesteding – voor zowel grote, landelijke bedrijven als het MKB. Naast ons handelsmerk operational excellence zijn veilig werken, mensen, innovatie en duurzaamheid de pijlers waarmee we het verschil maken, vandaag én morgen. Dat doen we met zo’n 700 professionals werkzaam vanuit onze vier specialismen: HEYDAY Hospitality, HEYDAY Interim, HEYDAY Consultancy en HEYDAY Integrated. Een deel van hen werkt op het hoofdkantoor in Den Bosch, maar het overgrote deel zit bij onze klanten verspreid door het hele land, waarbij we elkaar regelmatig opzoeken. Benieuwd naar ons hoofdkantoor? Bekijk onze officetour.

Enthousiast?
Ben je enthousiast na het lezen van deze vacature? Solliciteer dan vóór 15 april 2025 op de vacature. Selectiegesprekken vinden voortdurend plaats, bij het selecteren van de juiste kandidaat wordt de vacature mogelijk eerder gesloten.

HEYDAY focust zich op gelijkheid, objectiviteit en anti-discriminatie bij het selectieproces. Dit dragen wij ook uit richting onze partners. Daarnaast lopen er diverse initiatieven en projecten op het gebied van diversiteit, inclusiviteit, duurzame inzetbaarheid en sociaal ondernemen. Op deze wijze bevorderen we een inclusieve werkomgeving.